Dostawca przesyła ofertę. Towar kosztuje 50 tysięcy złotych. Sprawdzasz ceny sprzedaży w Polsce, liczysz różnicę i zaczynasz myśleć, że to może być dobry biznes.
Potem pada pytanie: ile pieniędzy trzeba mieć na pierwszy import?
Najłatwiej odpowiedzieć: cenę towaru, transport i trochę zapasu. Tyle że taka odpowiedź nie mówi, czy wystarczy Ci pieniędzy wtedy, kiedy będą potrzebne. Możesz poprawnie policzyć koszt zamówienia i nadal utknąć między zapłatą dostawcy a pierwszym przelewem od klienta.
Dlatego przy pierwszym imporcie warto policzyć dwie rzeczy osobno: ile zarobisz na towarze i ile pieniędzy musisz wyłożyć, zanim zaczniesz je odzyskiwać.
Dobra cena nie oznacza, że stać Cię na zamówienie
Kiedy sprowadzałem korty padlowe z Chin, fracht wyceniony na 2650 dolarów ostatecznie kosztował mnie 5200. Opisałem tę sytuację w artykule „Cena towaru to nie koszt importu”.
Taką różnicę trzeba z czegoś zapłacić. Kalkulacja może nadal pokazywać sens inwestycji, ale spedytor nie przyjmie przyszłego zysku zamiast przelewu.
W handlu dochodzi jeszcze jedno: towar ma dopiero znaleźć kupca. Płacisz za produkcję, transport i przygotowanie sprzedaży, zanim klient zapłaci Tobie. Jeśli przeznaczysz na samo zamówienie wszystkie dostępne pieniądze, kolejne wydatki zaczną wymuszać decyzje.
Sprzedaż poniżej planowanej ceny. Rezygnację z kontroli. Pożyczkę zaciąganą w pośpiechu. Każda z tych decyzji może zjeść część marży, którą tak dobrze było widać przy pierwszej ofercie.
Najpierw ustal, co oznacza Twój „pierwszy import”
Nie ma jednej kwoty, od której można zacząć importować. Zamówienie próbnej partii to co innego niż kontener towaru przygotowanego pod własną markę.
W tym tekście chodzi o zakup towaru spoza Unii Europejskiej z myślą o sprzedaży w Polsce. Budżet będzie zależał między innymi od minimalnego zamówienia, rodzaju produktu, wymaganych badań, opakowania, transportu i warunków płatności.
Zanim zapytasz „czy wystarczy mi 30 tysięcy?”, odpowiedz na cztery pytania:
- Co dokładnie kupuję i w jakiej ilości?
- Jakie wydatki muszę ponieść, żeby móc sprzedać ten produkt?
- Kiedy płacę dostawcy, przewoźnikowi i pozostałym firmom?
- Kiedy realnie dostanę pieniądze od odbiorców?
Ostatnie pytanie jest równie ważne jak pierwsze. Deklaracja zainteresowania, zamówienie klienta i pieniądze na rachunku to trzy różne etapy.
Przykład: towar za 50 tysięcy złotych
Przyjmijmy uproszczony, modelowy przykład. To nie jest opis mojej konkretnej transakcji ani aktualna wycena transportu.
Kupujesz towar za 50 000 zł. Dostawca oczekuje 30% zaliczki i 70% przed wysyłką. Dla czytelności wszystkie kwoty zapisujemy w złotych, choć w rzeczywistym zamówieniu część płatności może być w walucie obcej.
| Pozycja | Kwota przyjęta w przykładzie |
|---|---|
| Towar — zaliczka i saldo łącznie | 50 000 zł |
| Transport, ubezpieczenie i obsługa logistyczna | 8 000 zł |
| Cło i obsługa odprawy | 2 000 zł |
| Próbki, kontrola i przygotowanie produktu do sprzedaży | 3 000 zł |
| Wydatki na zamówienie bez VAT do sfinansowania | 63 000 zł |
| VAT wymagający finansowania — założenie modelowe | 14 000 zł |
| Utrzymanie sprzedaży i magazynu do pierwszych wpływów | 5 000 zł |
| Niewydana rezerwa na odchylenia od planu | 8 000 zł |
| Budżet przy braku wpływów i odzyskania VAT w tym okresie | 90 000 zł |
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
Towar za 50 tysięcy oznacza w tym wariancie potrzebę zabezpieczenia 90 tysięcy. Nie dlatego, że import zawsze wymaga takiego mnożnika. Dlatego, że w tym konkretnym planie ponosisz kolejne wydatki przed otrzymaniem pieniędzy ze sprzedaży.
Rezerwa nie jest kosztem już poniesionym, a VAT nie musi być ostatecznym kosztem przedsiębiorcy mającego prawo do odliczenia. Obie pozycje mogą jednak wpływać na to, ile pieniędzy trzeba mieć dostępnych.
Rozpisz pieniądze w czasie
Sama suma nadal nie wystarcza. Zrób kalendarz, choćby w prostym arkuszu.
| Etap w modelowym przykładzie | Wydatek | Wydatki narastająco |
|---|---|---|
| Przygotowanie, próbki i kontrola — budżet na ten etap | 3 000 zł | 3 000 zł |
| Zaliczka 30% | 15 000 zł | 18 000 zł |
| Saldo 70% przed wysyłką | 35 000 zł | 53 000 zł |
| Transport i obsługa logistyczna | 8 000 zł | 61 000 zł |
| Cło, odprawa i VAT do sfinansowania | 16 000 zł | 77 000 zł |
| Magazyn i sprzedaż do pierwszych wpływów | 5 000 zł | 82 000 zł |
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
Do 82 tysięcy wydatków dodaliśmy wcześniej 8 tysięcy niewydanej rezerwy. Tak powstał budżet 90 tysięcy. W praktyce termin inspekcji czy zapłaty frachtu będzie inny — wpisujesz go zgodnie z ustaleniami, a nie zgodnie z wygodną kolejnością w tabeli.
Najważniejsza liczba to największa luka między wydatkami a pieniędzmi, które rzeczywiście wróciły na konto. Jeżeli wcześniej dostaniesz płatność od klienta albo odzyskasz VAT, luka może być mniejsza. Jeśli sprzedaż się opóźni, może wzrosnąć.
Nie licz tej samej gotówki dwa razy: raz jako pieniędzy na saldo, a drugi raz jako rezerwy na transport.
VAT: możliwość odliczenia nie zastępuje gotówki
W kalkulacji rentowności i w planie płatności VAT może wyglądać inaczej. Jeżeli masz prawo do odliczenia, podatek nie musi być Twoim ostatecznym kosztem. Jeśli jednak najpierw musisz go zapłacić, potrzebujesz środków na ten moment.
Istnieje też możliwość rozliczania VAT z importu w deklaracji na zasadach art. 33a ustawy o VAT, po spełnieniu określonych warunków. Nie zakładaj takiego wariantu bez wcześniejszego potwierdzenia z agencją celną i księgowością.
Zasady odliczenia wyjaśnia Ministerstwo Finansów. W swoim budżecie wpisz przede wszystkim: czy VAT wymaga przelewu, ile wyniesie i kiedy możesz realnie odzyskać te środki.
Sprawdź, co się stanie, gdy sprzedaż potrwa dłużej
Założenie „sprzedam wszystko w miesiąc” jest łatwe do wpisania w arkusz. Trudniej zapłacić za magazyn, kiedy po miesiącu większość towaru nadal leży na regale.
Policz drugi wariant: sprzedaż trwa o dwa miesiące dłużej. Jeśli utrzymanie tej partii i jej sprzedaży kosztuje dodatkowo 2500 zł miesięcznie, potrzebujesz kolejnych 5000 zł. W naszym przykładzie wykorzystałbyś wtedy większą część rezerwy, jeszcze zanim pojawi się inny problem.
Dodaj do tego termin płatności odbiorcy. Towar wydany klientowi nie oznacza automatycznie wpływu pieniędzy tego samego dnia.
Przy regularnym handlu dochodzi następne zamówienie. Możesz potrzebować zaliczki na drugą partię, kiedy pieniądze z pierwszej są nadal w towarze lub należnościach. Dlatego budżet pierwszej dostawy nie zawsze wystarcza do utrzymania ciągłości sprzedaży.
Mniejszy start może być lepszą decyzją
Większa partia często daje lepszą cenę jednostkową. Ale przy pierwszym zamówieniu dopiero sprawdzasz, czy produkt się sprzeda, czy dostawca utrzyma jakość i czy Twoja kalkulacja wytrzyma spotkanie z rzeczywistością.
Mniejsza partia może kosztować więcej w przeliczeniu na sztukę, a mimo to być rozsądniejsza. Pozostawia pieniądze na poprawki, sprzedaż i kolejną decyzję. Porównaj oba warianty: koszt jednostkowy, możliwą stratę i czas zamrożenia kapitału.
Sama dostępność środków też nie rozstrzyga sprawy. Przed płatnością nadal trzeba zweryfikować dostawcę i uzgodnić produkt. Sfinansowanie źle przygotowanego zamówienia nie poprawia jego jakości.
Trzy zasady przed pierwszym przelewem
1. Policz pełną drogę do pieniędzy od klienta. Uwzględnij przygotowanie, zakup, logistykę, należności, magazyn i sprzedaż. Nie kończ kalkulacji na dostawie do Polski.
2. Przypisz kwotom terminy. Sprawdź największą lukę w gotówce. Wpisuj wpływy wtedy, kiedy spodziewasz się zapłaty, a nie wystawienia faktury.
3. Przelicz wolniejszy wariant i zostaw rezerwę. Jeżeli zamówienie wymaga wykorzystania wszystkich pieniędzy firmy, zmniejsz partię albo wróć do negocjacji. Dobra cena nie rekompensuje braku środków na dokończenie transakcji.
Pierwszy import powinien pozwolić Ci sprawdzić model i podjąć następne zamówienie z większą wiedzą. Warto więc zapytać nie tylko, ile możesz kupić, ale także ile możesz kupić bez utraty swobody działania.
Przygotuj zamówienie, zanim wyślesz pieniądze
Właśnie do uporządkowania tych decyzji przygotowałem Importer Start. To 13 praktycznych plików: formularze, checklisty, arkusze i gotowe wiadomości. Pomagają przygotować zapytanie, porównać oferty, sprawdzić dostawcę, opisać produkt, policzyć koszty oraz skontrolować dokumenty przed płatnością i wysyłką.
Jeśli przygotowujesz pierwsze zamówienie, otwórz materiały przy swojej ofercie i sprawdź, co jeszcze trzeba ustalić przed przelewem.
Zobacz Importer Start — 199 zł